Warum scheitern Projekte

Die Planung, gerne auch Grobplanung oder Vorprojektphase genannt, ist einer der Schlüssel-Erfolgsfaktoren für erfolgreiches Projektmanagement.

Eine Basis-Planung ist mit dem Projektauftrag abgeschlossen, aber die laufende (Über)Prüfung und Anpassung der Planung ist über die gesamt Laufzeit des Projektes bedeutend.

Die Bedeutung der Planung im Projektmanagement liegt in verschiedenen Schlüsselaspekten:

1. Klarheit und Verständnis: Die Planung hilft dabei, die Ziele und Anforderungen des Projekts klar zu definieren. Dies ermöglicht es dem Projektteam und allen Stakeholdern, ein einheitliches Verständnis für das Projekt zu entwickeln.
2. Strukturierung: Die Planung hilft dabei, das Projekt in einzelne Aufgaben, Aktivitäten und Meilensteine zu strukturieren. Dies schafft eine klare Roadmap, die zeigt, was wann erreicht werden muss.
3. Ressourcenmanagement: Die Planung umfasst die Zuweisung von Ressourcen wie Personal, Zeit und Budget. Dies ermöglicht eine effiziente Nutzung der verfügbaren Ressourcen.
4. Zeitmanagement: Die Projektplanung erstellt einen Zeitplan, der die Abfolge der Aktivitäten und den Zeitrahmen für die Fertigstellung des Projekts festlegt. Dies hilft, Verzögerungen zu vermeiden und die Einhaltung von Fristen sicherzustellen.
5. Risikomanagement: Im Rahmen der Planung werden potenzielle Risiken und Herausforderungen identifiziert und Strategien zur Risikobewältigung entwickelt. Dies trägt dazu bei, unerwartete Probleme zu minimieren oder zu verhindern.
6. Kostenmanagement: Die Planung beinhaltet die Schätzung und Verwaltung der Projektbudgets. Dies hilft, die finanzielle Kontrolle über das Projekt zu behalten.
7. Qualitätsmanagement: Die Planung kann Qualitätsstandards und -ziele festlegen, um sicherzustellen, dass die Ergebnisse den Erwartungen entsprechen.
8. Kommunikation: Die Planung umfasst auch die Kommunikationsstrategie, um sicherzustellen, dass alle Stakeholder richtig informiert und eingebunden sind.
9. Verantwortlichkeiten: Die Planung weist klare Verantwortlichkeiten an Teammitglieder und Stakeholder zu, um sicherzustellen, dass jeder weiß, welche Rolle er im Projekt hat.
10. Überwachung und Kontrolle: Die Projektplanung dient als Basislinie, anhand derer der Projektfortschritt überwacht und kontrolliert wird. Abweichungen vom Plan können erkannt und entsprechende Maßnahmen ergriffen werden.
11. Dokumentation: Die Planung erzeugt Dokumentationen wie Projektchartas, Zeitpläne und Ressourcenpläne, die als Referenz während des gesamten Projektverlaufs dienen.
12. Effizienz und Effektivität: Eine umfassende Planung trägt dazu bei, dass das Projekt effizient durchgeführt wird und die gesteckten Ziele effektiv erreicht werden.

Insgesamt ist die Projektplanung ein Schlüsselprozess, der dazu beiträgt, Projekte erfolgreich zu initiieren, durchzuführen und abzuschließen. Sie bietet Struktur, Klarheit und Kontrolle über das Projekt und minimiert das Risiko von Problemen und Fehlern während des Projektablaufs. Eine gründliche Planung ist daher ein wesentlicher Schritt, um die Erfolgsaussichten eines Projekts zu maximieren.